对于纳入数电发票开具试点范围的企业,肯定已经体会到了数电发票带来的种种方便和好处。然而,对于那些开票量大、开票明细行多、有各种特殊开票需求并希望实现开票自动化的企业,可能依然需要采用接口(API)对接或者使用第三方软件开具数电发票。
为便于企业在“通过接口直连电子税务局”和“第三方开票软件”开具数电发票之间快速做出选择,今天妙小编就从以下几方面来比较一下两种方式的不同。
01–特殊开票需求
企业在开具发票时会有各种各样的特殊要求,有的需要事先进行商品名称和规格型号的转换;有的需要根据客户要求自动生成备注栏;有的需要合并开票;有的需要按SO(销售订单)或客户的PO(采购订单)开票;甚至有的客户还对发票上开的行数做了具体要求。
对于以前在ERP里通过接口(API)开具纸质发票的企业,上述这些特殊开票需求可能已经支持了;切换数电发票时,如果选择第三方开票软件,需要确认第三方软件能否支持这些特殊开票需求。
02–数电发票的发送
据了解,对于如何通过邮件发送数电发票,客户同样有着各种各样的接收要求。有的客户希望供应商开完票后成批发送,不要一张张的发送,而且发送的时候还希望供应商在邮件标题上写明这次发送的发票总张数和总金额;有的客户希望供应商在发送邮件的同时,能将对账单等资料一并发送。
从企业自身管理角度来看,有的企业希望发给自己的销售人员,由销售人员转发给客户;有的企业在发送给客户的同时需要抄送公司的相关人员等。
切换数电发票时,如果选择API接口直连开票的,这些需求就要放在ERP中实现,ERP的二次开发工作量显然不小。但是对于第三方开票软件,以上这些可能就是一个标准功能。
03–行对行对应关系的建立
为方便未来建立电子会计档案系统,企业最好现在开始就将所开发票和出库单的行对行对应关系建立起来,因为这是电子会计档案系统建设的基本要求。
目前部分企业已经为发票和出库单建立了总对总的关系,比如将发票号码记录在出库单或者系统发票上。但如果在开票时经过名称的转换、单据的合并/拆分等处理,后续要想找回行对行的对应关系将会非常困难。
目前市场上的第三方开票软件大多数只是实现把发票开出来,没有记录这些行对行的关系,因此企业在选择第三方软件时一定要仔细甄别系统支不支持行对行关系的建立和保存。对于直连接口(API)开具发票的,理论上更容易记录行对行的关系。如果企业现阶段还未实现记录行对行关系的,建议趁切换数电发票的机会,调整到位。
04–红字发票的开具
和以往开具红字发票不同,上线数电发票以后,企业需要部分冲红蓝字发票时,必须要选择对应蓝字发票的某一个明细行,录入冲红数量或冲红金额方可开具。财务人员需要一个界面来实现这些操作,如果不使用第三方软件,就需要在ERP里开发实现这些界面和功能(这些功能在以前的纸票阶段是不需要的)。
05–开发工作量
对于以前就使用接口(API)开具纸票、切换数电发票时仍然决定选择接口方式开票的企业,一般情况下,除了本文第1项特殊开票需求不需要调整外,第2、3、4项的功能可能都需要重新开发或做出比较大的调整。
除了上述两种方式外,一些第三方开票软件也提供接口(API)可以实现与ERP的对接,通过这些API,第三方开票软件就可以方便的与ERP相互传递单据数据和开票数据。如果选择带有API的第三方开票软件,不仅仍然可以实现开票工作的自动化,也省去了大量的重复开发工作,从长远来看,还为企业建立了一个完整、动态和实时的销项发票数据库,自动完成了数电发票PDF/OFD/XML文件的归集和整理。